一、序言
隨著企業(yè)信息化程度的不斷提高，企業(yè)員工在辦公中的電子化、信息化程度也越來越高，最近幾年開會(huì)印制的文件資料過多的現(xiàn)象及流程繁瑣，資源被浪費(fèi)的問題，引起廣泛的關(guān)注。因此，無紙化會(huì)議系統(tǒng)的需求越來越強(qiáng)烈。多年來對(duì)大中型企業(yè)、事業(yè)單位及政府機(jī)構(gòu)會(huì)議組織召開的深入調(diào)研分析，發(fā)現(xiàn)在組織召開會(huì)議時(shí)，往往存在以下問題：
對(duì)會(huì)議組織者而言：
? 每次會(huì)議前需要準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議資料，打印整理裝訂等工作繁瑣費(fèi)時(shí)；
? 在會(huì)議議程多時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)通過寫在白板上的方式效率低下，會(huì)議參與者體驗(yàn)不佳；
? 會(huì)議結(jié)束后，需要將紙質(zhì)資料收集進(jìn)行銷毀；
對(duì)會(huì)議參與者而言：
? 會(huì)議內(nèi)容多，會(huì)議時(shí)間長時(shí)，難以持續(xù)保持注意力高度集中；
? 項(xiàng)目評(píng)審、檢查等會(huì)議中，可能針對(duì)一個(gè)項(xiàng)目來回切換查閱多個(gè)文檔，一臺(tái)投影儀滿足不了與會(huì)多位領(lǐng)導(dǎo)、專家各自閱讀需求；
? 需要查詢資料時(shí)，從大量的紙質(zhì)文檔中尋找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且容易分散注意力；
? 紙質(zhì)資料互動(dòng)性不強(qiáng)，參與度不高的情況；
對(duì)會(huì)議舉辦機(jī)構(gòu)而言：
? 每次會(huì)議需要打印大量紙質(zhì)資料，造成資源浪費(fèi)，不符合綠色無紙化辦公理念；
? 在資料保密性要求較高時(shí)，紙質(zhì)資料有被帶出泄露的風(fēng)險(xiǎn)；
基于上述問題，政府機(jī)構(gòu)、黨政機(jī)關(guān)以及企事業(yè)單位亟需一套無紙化會(huì)議系統(tǒng)提升會(huì)議的籌備、召開效率，優(yōu)化會(huì)議氛圍，并促進(jìn)綠色無紙化辦公，更好地履行 “資源節(jié)約和環(huán)境保護(hù)”的社會(huì)責(zé)任。